Vous avez décidé qu’il était grand temps de quitter les sessions de formation en présentiel et de passer à autre chose. Autre chose, c’est la numérisation de vos formations, c’est transformer vos supports classiques en modules en ligne, accessibles 24h/24, modernes, attractifs, interactifs.
Bien beau tout ça, mais, même si ça correspond à un vrai besoin, combien est-ce que ça va coûter ???
La numérisation complète de vos formations est devenue une vraie nécessité pour vos équipes en interne et pour vos clients. Mais par où commencer ?
> Sortir « la grosse Bertha » et investir dans une plate-forme LMS ?
> Commencer petit et créer des modules e-learning ou des tutoriels qui seront hébergés dans un premier temps sur votre site web ?
Une partie de la réponse va tenir, comme toujours, dans le coût global et dans votre budget.
Pour vous aider, voici quelques indications et quelques fourchettes de prix, pour ne pas avancer à l’aveuglette.
1. Le coût d’un module de formation en ligne
Un module de formation, ça peut être un module de formation e-learning, c’est-à-dire un fichier professionnel au format standard dit SCORM, qui vous permettra de mettre de l’interactivité et de suivre les résultats des apprenants. Mais ça peut être aussi une infographie simple, pas aussi interactive mais toujours dynamique, avec des logiciels de type Genial.ly ou Canva. Et n’oublions pas les tutoriels, à partir de vos propres vidéos remaniées, avec des applications de type Camtasia par exemple. Pas de mystère, je vous cite ces logiciels, parce que ce sont ceux que j’utilise!
Il y a donc une différence de technicité, et donc de coût, pour celui qui produit le module. Mais il y aura surtout une différence de coût pour tout le travail de conception à effectuer en amont. Et là, la fourchette s’élargit d’un coup, en fonction de vos choix et de vos ressources en interne. Grosso modo, cette fourchette s’établit entre 2-3000€ et 12-13000€.
> 2-3000€ s’il s’agit de restructurer et d’animer un fichier Power point, ou s’il s’agit de créer une série de modules au même format, pour lesquels la production sera automatisée au maximum , ou encore pour un tuto de moins de 5 min.
> 12-13000€ s’il s’agit de modules qui demandent un gros travail de recherche de données, avec un scénario très sophistiqué, ou plutôt long (> 20 min) mais conçu pour ne pas être lourd. Et je ne parle pas de serious game ou de réalité virtuelle, pour lesquels le coût sera supérieur à 25000€.
Comptez un coût moyen de 6-7000€ pour un module avec « pas trop » de conception (=scénario pédagogique à créer) et beaucoup de production (=storyboard).
7000€, c’est d’ailleurs le coût moyen qui resort de l’enquête annuelle réalisée par l’ISTF , pour un module de 20 minutes environ, avec sons, voie off, actions interactives et questionnaires notés.
N’oubliez pas également que plus vous développerez de modules avec le même prestataire et plus vous avancerez vite avec lui. En créant un même gabarit pour tous vos modules, le coût de production chutera rapidement de 6-7000€ à 3-4000€.
2. Le coût d’une solution LMS
Je ne reviens pas sur ce qu’est une plateforme LMS (Learning Management System), sur leurs modes d’utilisation et leurs évolutions, il vous suffit de consulter les autres articles de ce blog.
Ces plateformes LMS sont dédiées à la gestion de vos formations en ligne, mais aussi, et de plus en plus, à l’animation en ligne de communautés d’apprenants et de formateurs. De ce fait, elles cumulent de plus en plus de fonctionnalités, et le coût s’en resent!
L’autre facteur essentiel qui crée une grosse différence de coût est la qualité du support du prestataire, à la fois pour adapter la plateforme à vos besoins (apparence, logo, structure interne…) et ainsi créer « votre LMS », et pour vous accompagner dans l’utilisation au quotidien de cette plateforme par vos collègues, responsables formation ou formateurs/experts métier.
La solution LMS Open Source
Les moins chères sont les plateformes « Open Source ». Le principe est que la plateforme est « basée sur le Cloud », les codes sources sont à disposition de tous, gratuitement. Cette solution vient des USA et les plus connues sont Canvas ou Moodle. Il y a encore peu de temps de ça, il fallait pouvoir mettre la main à la pâte, et disposer d’un service informatique bien rodé en interne, pour modifier, paramétrer et faire évoluer la plateforme de base. Mais rassurez-vous, il n’est plus nécessaire d’être un as du codage pour utiliser les plateformes Open source. Beaucoup d’entreprises se sont créées pour vous mâcher le boulot (Teachizy, TalentLMS, Apolearn, Experquizz, Thinkovery, Dokeos, LMSFactory, Ilias, MOOCit, Syfadis…). Elles mettent à votre disposition une plateforme préprogrammée, pas à la pointe du progrès peut-être, mais régulièrement mise à jour, sans cesse enrichie en nouvelles fonctionnalités et de plugins.
Au final, vous ne bénéficierez pas (tout de suite) de la pointe des avancées technologiques (type intégration de l’intelligence artificielle par ex.), vous n’aurez pas la même qualité d’accompagnement pour la prise en main (avec Chef de projet, etc…), et vous n’aurez pas toutes les fonctionnalités (en terme d’animation de communauté en ligne par ex.), ni les applications web déjà intégrées (comme Zoom ou Teams, ou comme Canva ou Genially pour faire des infographies).
En revanche, vous pourrez démarrer votre projet de numérisation rapidement et à moindre coût.
Le coût global est le plus souvent partagé en 2 parties : le coût de la 1ère année, qui inclut la personnalisation de votre espace serveur (votre charte graphique, votre logo, votre arborescence) et la prise en main (1 ou 2 jours de formation), puis le coût annuel les années suivantes, avec hébergement et maintenance de votre espace et, généralement, un coût par utilisateur actif. Pour la 1ère année, la fourchette est de 5000 à 15000€ grand maximum, et il faut compter entre 5000 et 10000€/an environ pour la suite. Autre possibilité, vous optez pour une formule « Pro » ou « Premium » ou « Gold », ce sera moins cher mais vous devrez tout organiser vous-même.
La solution LMS propriétaire
Le deuxième type de plateforme concerne les LMS « propriétaires » c’est-à-dire délivrées par un « privé », un spécialiste SaaS (Software as a Service), de type 360Learning (le leader français) ou Cornerstone, Rise Up, Beedeez, Didask, Docebo, Mind On Site, pour ne citer que les plus connus en France.
Ici, on passe du « cousu main » au « clé-en-main ». Ces sociétés rivalisent sans cesse pour apporter le maximum d’engagement des apprenants et la meilleure efficacité pour les formateurs. Il faut bien le dire, si vous utilisez correctement toutes les possibilités qu’offrent leurs boites à outils respectives, il y a vraiment moyen de mener des parcours de formations sur le long terme avec beaucoup d’attractivité, de dynamisme et de travail collaboratif pour les apprenants.. et de plaisir pour les formateurs.
Tout cela a un coût, et ce coût sera d’abord fonction du nombre potentiel d’utilisateurs du LMS : Plus il y a d’utilisateurs (Apprenants + Formateurs), plus c’est cher, mais avec un tarif dégressif. Le coût global de la première année de mise en service, qui comprendra à l’adaptation du LMS à vos besoins, logo et désirs, oscillera de 15 000€ pour 100 utilisateurs, à 25-35000€ pour 1000 utilisateurs.
Puis le coût annuel au-delà de la première année montera à 20-30 000€, en fonction notamment du type d’accompagnement choisi (Chef de Projet dédié ou non par exemple). En terme d’accompagnement et de support, on est bien au-delà des 1 à 2 jours de prise en main des solutions Open Source, mais ça se paye!.
En conclusion, tout dépend de votre stratégie!
Au final, et comme pour tout projet, tout va dépendre de vos objectifs et des moyens que vous allez monopoliser pour les atteindre. En fonction des moyens humains et matériels dont vous disposez et de l’urgence de votre projet de rénovation des formations, deux stratégies s’offrent à vous :
> Vous avez des ressources, c’est-à-dire à la fois un budget conséquent et des ressources humaines en interne, aussi bien un service Formation prêt à s’investir que des experts maison pour chaque métier dont vous voulez maintenir le savoir-faire : Dans ce cas, vous avez tout intérêt à choisir la solution LMS propriétaire. Bien accompagnés et bien armés, vous pourrez progresser vite, avec un impact certain et fort en interne, pour peu que vous appuyez votre projet d’une bonne campagne de communication. Vous pourrez, si vous le souhaitez, être rapidement autonome dans l’utilisation de votre LMS au quotidien.
> Vos moyens ne sont pas extensibles, il vous faut du pragmatisme et un temps d’apprentissage pour vous approprier ces nouvelles technologies de la formation ; votre stratégie est plutôt « je commence petit avec les fonctionnalités dont j’ai vraiment besoin ». Alors, il vous faut plutôt les plateformes LMS Open Source, très évolutives et de plus en plus intuitives et simples d’utilisation. Avec une formule « Pro » ou « Premium » ou « Gold », ce sera moins cher mais vous devrez tout organiser vous-même et vous impliquer.
Et quoiqu’il en soit, n’oubliez pas les coûts cachés, comme les frais d’hébergement et de maintenance, et, surtout, surtout, le travail de curation. La curation, c’est le recueil du maximum de contenus (Power Point, vidéos, images, articles, témoignages…) pertinents sur le sujet à traiter. C’est une phase chronophage, et trop souvent minimisée.
Vous voilà maintenant mieux armé.e.s pour affronter le maquis des fournisseurs! S’il vous faut plus d’informations, n’hésitez pas à revenir vers moi (jeanmichel.casabonne@gmail.com)
A très bientôt dans le blog
Jean-Michel, le formateur ingénieux de Flexilearn